2019年4月23日下午，北京云章科技有限公司在北京裕龍國際酒店舉辦了“云章出版ERP財務(wù)培訓(xùn)及交流研討會”，由于會議室場地有限，本次只為報名前30家出版社的財務(wù)主任和財務(wù)人員共計60人提供了培訓(xùn)。

    本次培訓(xùn)內(nèi)容主要分為稅控專題、成本核算專題、選題成本概算專題、審計專題、財務(wù)數(shù)據(jù)分析專題，通過這五個專題將財務(wù)日常工作中的問題和難點進行了深入淺出的講解，幫助出版社財務(wù)更好的通過ERP系統(tǒng)不斷提升工作效率和財務(wù)管控。

    本次培訓(xùn)主要內(nèi)容如下：

    一、稅控專題

    1、稅率調(diào)整應(yīng)對

    2019年4月1日起增值稅稅率由原來的16%調(diào)整為13%，原10%調(diào)整為9%。為應(yīng)對稅率調(diào)整云章ERP系統(tǒng)增加了銷項稅的調(diào)整配置功能，增加了紙張采購單的稅率批量調(diào)整功能，并在稅率調(diào)整過程中ERP使用上需要注意的一些事項向大家做了介紹。

    2、稿酬、勞務(wù)合并計稅策略

    云章ERP系統(tǒng)的稿酬計稅策略，支持按品種（書號、項目）累計；按月累計；按次不累計。勞務(wù)計稅策略，按月累計；按次不累計。在稿酬計稅策略為按月時，填寫身份證號后系統(tǒng)會自動檢測此身份證號此前“此前累計個稅額”，“此前累計收入額”，“涉及支付單號”，待支付顯示“財務(wù)年”，“財務(wù)月”，來選擇同一財務(wù)年與月才可以按月關(guān)聯(lián)。付款時彈出對話框提示當(dāng)前累計年份與月份。

    3、發(fā)票申請單與稅控接口插件

    云章ERP系統(tǒng)針對國家稅務(wù)總局的開票明細要求，設(shè)計了與稅控系統(tǒng)對接的專用集成接口插件，可以實現(xiàn)與航天金稅、百望云稅控系統(tǒng)的紙票和電子票對接，ERP系統(tǒng)也配合接口增加了紙票和電子票的發(fā)票種類，增加了發(fā)票信息管理和上傳功能，實現(xiàn)了ERP發(fā)票申請時將開票明細通過接口直接傳到稅控系統(tǒng)中。

    二、成本核算專題

    云章ERP系統(tǒng)的成本核算體系進行了優(yōu)化，實現(xiàn)了生產(chǎn)過程中的成本自動歸集，將以前的手工錄入核定單（成本歸集）改為按生產(chǎn)實際發(fā)生后的自動化成生核定單。例：稿酬成本自動歸集，通過系統(tǒng)中的合同管理模塊實現(xiàn)稿酬費用的自動歸集，在合同管理中設(shè)計了稿酬支付約定（階梯稿酬），合同流程完成后，系統(tǒng)根據(jù)合同自動成生核定單。

 
    通過這種自動化成本歸集的應(yīng)用，可以實現(xiàn)書一下廠稿酬成本、裝幀設(shè)計成本、校排成本、印裝成本等自動生成核定，減少了手工操作的工作量，也避免了手工操作的不及時。

    在成本核算時還有一種難點，圖書在生產(chǎn)過程中，因一些原因書不在出版，而此時圖書可能已發(fā)生成本，這些費用不能有效結(jié)轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)移到其他項目上，只能作為出版損失進行處理。云章ERP系統(tǒng)中設(shè)計了“出版損失”模塊來有效的解決這一問題。

    三、選題成本概算專題

    出版社現(xiàn)在對選題策劃階段對經(jīng)濟效益的成本核算越來越重視，由于以前各社的核算要求不一樣，為了方便對比查詢及控制我們研發(fā)了“選題成本概算”模塊，可以對選題階段的成本概算進行模塊化管理和自動化計算，并與選題立項后生產(chǎn)階段應(yīng)計成本作對比，方便做成本執(zhí)行的管控。

    四、審計專題

    企業(yè)內(nèi)控、互控，當(dāng)代審計理論不僅是傳統(tǒng)審計財務(wù)報表，也關(guān)注內(nèi)部控制，審計理論已由詳細審計進化為風(fēng)險導(dǎo)向型審計。在各家事務(wù)所中，內(nèi)部控制的評價程序已經(jīng)是傳統(tǒng)財務(wù)報表審計工作中不可或缺的一部分。加強ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制的規(guī)范化是非常有必要的，系統(tǒng)里也隨之不斷強化了內(nèi)部管控的功能。

    1、企業(yè)內(nèi)控、互控

    （1）內(nèi)部欠款管控--客戶欠款、應(yīng)收賬款超出最大允許金額提醒并強制指定人審批。

    （2）內(nèi)部審批流管控--客戶發(fā)貨單承收、調(diào)賬按金額范圍指定不同級別領(lǐng)導(dǎo)審批。

    （3）折扣管控--圖書折扣<客戶折扣<折扣策略。

    （4）銷售合同管控--客戶信息上傳銷售合同、嚴格按照銷售合同執(zhí)行最大業(yè)務(wù)應(yīng)收欠款額度、應(yīng)收賬款欠款額度，財務(wù)開票時顯示并存儲當(dāng)時執(zhí)行的合同編號，方便后期備查；超出最大允許應(yīng)收賬款欠款提醒。

    （5）收入、成本及時性管控--為了真實、完整的反映企業(yè)經(jīng)營成果和財務(wù)狀況，根據(jù)以往的經(jīng)驗建議出版社做到以下兩點：

    ◆ 及時歸集成本，系統(tǒng)支持多環(huán)節(jié)自動生成費用核定，建議入庫后一定周期內(nèi)(最好是當(dāng)月或者銷售周期以內(nèi))完成成本歸集，完工結(jié)轉(zhuǎn)。成本歸集、完工及時性避免項目在產(chǎn)品或產(chǎn)成品余額在某個時間點出現(xiàn)負數(shù)。

    ◆ 空轉(zhuǎn)入庫、發(fā)貨（印廠直發(fā)）圖書要按照實際送貨狀態(tài)及時確認主營收入，避免預(yù)收賬款長期掛賬、在途虛增，不能及時確認收入結(jié)轉(zhuǎn)主營成本。

    2、審計對賬

    （1）堅持對賬：每月養(yǎng)成對賬習(xí)慣，做到有問題早發(fā)現(xiàn)。

    （2）做賬規(guī)則：有余額的科目如果有手動業(yè)務(wù)憑證必須與ERP對接科目區(qū)分；不要在總賬直接修改ERP傳過去的憑證，有問題要從ERP源頭調(diào)整。

    （3）財產(chǎn)清查：做到賬實相符，定期盤點、報損、計提存貨跌價準(zhǔn)備；建立往來對賬機制、及時銷賬、函證、計提壞賬準(zhǔn)備(信用減值損失)、賬齡分析等。

    3、審計數(shù)據(jù)

    云章ERP系統(tǒng)為審計提供的主要數(shù)據(jù)表有：產(chǎn)成品在庫發(fā)出統(tǒng)計表、完工入庫明細表、應(yīng)計生產(chǎn)成本余額表、往來科目賬齡表、銷售收入明細表-按清單/按圖書表、客戶應(yīng)收賬款余額賬齡表、客戶欠款情況表、預(yù)收賬款發(fā)生額明細表、預(yù)收賬款余額賬齡表、發(fā)出（在途）商品賬齡表等為大家做了講解。

    五、財務(wù)數(shù)據(jù)分析專題

    2、成本指標(biāo)數(shù)據(jù)分析
 

    3、任務(wù)完成情況分析

    4、數(shù)據(jù)對比與排行榜

    5、財務(wù)數(shù)據(jù)報表

    培訓(xùn)會由兩名實施工程師，歷時2個多小時的對財務(wù)的五個專題內(nèi)容進行了詳細的培訓(xùn)，對財務(wù)工作中的問題、難點，以及對應(yīng)的系統(tǒng)功能和應(yīng)用技巧都進行了關(guān)鍵點的講解。

    我們還邀請了兩個出版社的財務(wù)主任為大家做了系統(tǒng)應(yīng)用和工作經(jīng)驗的分享：

 北京交通大學(xué)出版社財務(wù)應(yīng)用心得  財務(wù)主任 羅靜
 

    （1）全面了解

    要想使用好一款軟件首先要深入了解這款軟件，一定要多點擊多使用多發(fā)現(xiàn)，做到熟練使用軟件，促使它為我們服務(wù)，要及時和公司技術(shù)人員溝通給軟件公司提建議，使它更適合本社的需要，要不斷的磨合。

    （2）領(lǐng)導(dǎo)重視，全社參與

    要使一款軟件更好的服務(wù)于我們，需要全社人員認真參與，云章實施工程師胡凱曾說，我們社之所以使用云章ERP比較好，首先是社領(lǐng)導(dǎo)非常重視。為了云章ERP的順利上線，我們社開過好幾次動員大會，上線后請云章工程師來現(xiàn)場培訓(xùn)，社內(nèi)也在各個環(huán)節(jié)進行過多次的需求會議。其次在于我們的關(guān)鍵崗位的人員專業(yè)素質(zhì)高，例如總編辦的兩位負責(zé)云章上線的同志都是計算機專業(yè)的專業(yè)人員，我們財務(wù)的人員小盧本科曾是計算機專業(yè)，研究生為物流專業(yè)，之后轉(zhuǎn)為財務(wù)，負責(zé)年終核算和各種數(shù)據(jù)的調(diào)取和配比。

    （3）數(shù)據(jù)的應(yīng)用

    前一段時間我們剛經(jīng)過前任社長的離任審計工作，審計人員提出了各種各樣的數(shù)據(jù)需求，包括賬齡分析、圖書單品種折扣配比等等，我們都是從云章ERP中直接取數(shù)，也基本滿足了審計提出的要求，得到了審計公司的認可。

    （4）關(guān)于責(zé)權(quán)

    額外說一點，各個部門要各盡其責(zé)，責(zé)權(quán)分離，劃分清楚。財務(wù)人員要學(xué)會保護自己，不要什么責(zé)任都攬在身上。云章這點做的比較好，審批有流程，各個部門分頭做好工作，財務(wù)負責(zé)匯總及分析數(shù)據(jù)。層層審批，到財務(wù)記賬流程的時候數(shù)據(jù)基本上都過了兩三遍了，期間有專人復(fù)核，減少了差錯率。

    最后，羅主任根據(jù)自身負責(zé)的工作內(nèi)容，向大家分享了ERP系統(tǒng)中個稅申報導(dǎo)出數(shù)據(jù)的技巧、常用財務(wù)數(shù)據(jù)報表在系統(tǒng)中的使用、出版基金驗收所需要的數(shù)據(jù)如何從ERP中查詢和導(dǎo)出等應(yīng)用經(jīng)驗。

中國婦女出版社圖書成本歸集分享 財務(wù)部主任 宋志影
 

    宋主任在中國婦女出版社對軟件的選型、實施全程參與，并經(jīng)過5年的使用，對系統(tǒng)非常了解，今天主要是分享他們社在成本歸集方面的一些經(jīng)驗和辦法。

    圖書成本項目設(shè)置，也就是ERP里的成本結(jié)算項，主要分為六大項：稿費、制版費、紙張材料費、印制費、裝訂費、覆膜費。

    圖書成本結(jié)算項設(shè)置好后進行日常成本歸集，以前社里用的是其他公司的ERP軟件，那套軟件的圖書成本錄入是在財務(wù)部門，這樣設(shè)計的缺點是財務(wù)人員工作量很大，但優(yōu)點是圖書成本何時結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)是可控的。

    云章ERP系統(tǒng)是我社在2014年上的，記得當(dāng)時選型的時候有好幾家軟件公司到社里進行演示，最后社里和財務(wù)部綜合考慮，擇優(yōu)選擇了云章這套ERP系統(tǒng)。因為，適合出版行業(yè)的任何一套系統(tǒng)一定是以財務(wù)核算為基礎(chǔ)的，而財務(wù)核算的重中之重就是成本核算，云章ERP和我們以前用的軟件有質(zhì)的區(qū)別，它將圖書成本錄入前置化，也就是將成本錄入全部放到編輯人員和印務(wù)部門操作，這種設(shè)計我最大的使用心得就是減少了財務(wù)人員的日常工作量，但萬事均有利弊，成本結(jié)算錄入前置化財務(wù)確實省去了一定的工作量但同時也遇到一個難題，就是成本結(jié)轉(zhuǎn)完成時間會變得不可控，那么如何讓成本結(jié)轉(zhuǎn)時間可控這是在上軟件后我必須要想辦法去解決的問題，我們社是季度結(jié)賬，每個季度要將已經(jīng)入庫的圖書成本全部歸集完成，那么怎么讓編輯人員、印務(wù)部、財務(wù)部三者有效的配合及時完成圖書成本閉環(huán)控制，我制定了三個策略：

    （1）人力：財務(wù)部一定要設(shè)專人負責(zé)所有圖書成本的核定工作（即成本歸集），全程都由這一個人來負責(zé)，由一個人負責(zé)所有圖書成本的核定、審核工作可以提升工作責(zé)任心，提高工作效率。

    （2）時間：把不可控的時間變成可控，就要給業(yè)務(wù)部門提要求，一是要求印務(wù)部要在圖書入庫的當(dāng)月向財務(wù)部提交印裝費用結(jié)算單，財務(wù)部審核后再由印務(wù)部錄入系統(tǒng)。做印務(wù)核定；二是要求編輯人員在圖書入庫后三日內(nèi)將稿費等編務(wù)費用錄入系統(tǒng)，完成編務(wù)核定。

    （3）管控：要求負責(zé)成本核算的會計人員，除日常嚴格按成本工價審核成本外，要在每季度最后一個月的月初將未結(jié)轉(zhuǎn)的圖書（在產(chǎn)品）的成本表打印出來（ERP系統(tǒng)里有《在產(chǎn)品統(tǒng)計表》），報表打印后要進行逐項成本費用核對，成本歸集齊全的圖書就可以做核定完成了。

    在圖書成本的歸集過程中我認為有兩個監(jiān)控點是需要注意的，一是成本是否按工價結(jié)算，這個點一定是要在印務(wù)部將成本結(jié)算單錄入系統(tǒng)前由會計人員根據(jù)圖書工價進行審核，審核無誤后再交印務(wù)部錄入系統(tǒng)，這樣先審核后錄入可以有效避免軟件操作時的反復(fù)修改，提高工作效率的同時可以減少差錯率。二是結(jié)轉(zhuǎn)完工時怎么保證不會缺失編務(wù)費用，因為很多社的編輯人員是不坐班的，在圖書完工要結(jié)轉(zhuǎn)時發(fā)現(xiàn)缺少了一塊編務(wù)費用，著急但又找不到人，這種情況我們在軟件實施初期是遭遇過的，那么怎么避免這個問題，我就要求會計人員在見到印裝費結(jié)算單時一定要看這本書的編務(wù)費用是否已經(jīng)錄入系統(tǒng)，如果發(fā)現(xiàn)遺漏要及時催促，而不是等到結(jié)轉(zhuǎn)完工時再去看有沒有編務(wù)費用，那樣就會延誤，會非常被動。

    現(xiàn)在圖書的市場銷售回款周期基本上地面店是在6-10個月，網(wǎng)店是在3-6個月，而圖書的印刷周期基本都是在1-2個月內(nèi)就可以完成，從2014年上了云章ERP系統(tǒng)以后，我們按這個步驟和這套方法，基本上是可以保證當(dāng)季所有入庫、且開發(fā)票的圖書成本都能歸集齊，都可以進行完工結(jié)轉(zhuǎn)。極個別情況不能結(jié)轉(zhuǎn)的我們可以按上一年的圖書成本率進行預(yù)估，這個云章ERP系統(tǒng)是支持的，預(yù)估的成本在圖書全部核定完成后，下次結(jié)轉(zhuǎn)時系統(tǒng)成本核算里的“差額處理單”會自動多沖少補。

    最后我想總結(jié)一下云章ERP系統(tǒng)對于成本核算的優(yōu)勢，五年的實際應(yīng)用我最大的感觸就是這套系統(tǒng)確實減少了財務(wù)人員的成本錄入時間，把財務(wù)人員機械性的錄入操作變成了財務(wù)管控，提高了財務(wù)人員的成本審核、成本歸集和日常工作的財務(wù)管理能力，同時也增加了出版社的內(nèi)控監(jiān)督流程，區(qū)別于以往財務(wù)一個部門完成成本歸集改為由多個部門協(xié)同完成，這樣多次、多道審核，降低了差錯率，也達到了圖書成本層層把關(guān)、層層監(jiān)控的目的。要知道在目前出版行業(yè)紙媒銷量下滑，競爭壓力大，現(xiàn)金為王的市場環(huán)境下，通過財務(wù)有效管控將圖書成本率降低一個百分點都是對出版社現(xiàn)金流量的巨大貢獻。