云章科技 鄭曉濤

    為進(jìn)一步強(qiáng)化圖書(shū)出版ERP使用管理，推動(dòng)全環(huán)節(jié)應(yīng)用、全方位提升，充分發(fā)揮ERP功能，促進(jìn)規(guī)范管理，時(shí)代出版?zhèn)髅浇M織召開(kāi)圖書(shū)出版ERP系統(tǒng)使用管理交流培訓(xùn)會(huì)。

    以下內(nèi)容為ERP培訓(xùn)會(huì)發(fā)行管理規(guī)范化的經(jīng)驗(yàn)分享，云章科技鄭曉濤培訓(xùn)內(nèi)容摘錄。

    1、客戶(hù)風(fēng)險(xiǎn)的管理：

    發(fā)行日常業(yè)務(wù)中最頭痛的就是客戶(hù)風(fēng)險(xiǎn)管控，由其是民營(yíng)書(shū)店，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)壞賬，現(xiàn)在的審計(jì)對(duì)客戶(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管控也是有要求的，怎么解決？首先ERP系統(tǒng)里有風(fēng)險(xiǎn)管控體系，對(duì)于客戶(hù)的最大欠款額度及最長(zhǎng)欠款時(shí)間都有設(shè)定，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)客戶(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管控，而不需要靠每個(gè)業(yè)務(wù)員人工來(lái)記憶，系統(tǒng)在開(kāi)單時(shí)自動(dòng)識(shí)別超出風(fēng)險(xiǎn)管控的客戶(hù)可以直接禁止開(kāi)單，或者開(kāi)啟強(qiáng)制審批功能。其次，及時(shí)催款也能減少壞賬的發(fā)生，系統(tǒng)可以針對(duì)每個(gè)經(jīng)銷(xiāo)商設(shè)置賬期，并通過(guò)系統(tǒng)的查詢(xún)很容易統(tǒng)計(jì)出臨近賬期或超出賬期的客戶(hù)，便于業(yè)務(wù)員及時(shí)催款。當(dāng)然還可以通過(guò)“消息提醒”功能，將此類(lèi)信息直接提示到業(yè)務(wù)員個(gè)人系統(tǒng)中。

    2、發(fā)行折扣的管理：

    營(yíng)銷(xiāo)政策上，客戶(hù)折扣管理也是出版社比較重視的，有的社按圖書(shū)類(lèi)別或者單書(shū)來(lái)設(shè)置折扣，也有按客戶(hù)設(shè)置固定折扣，還有按客戶(hù)及圖書(shū)類(lèi)別對(duì)應(yīng)設(shè)置折扣，甚至個(gè)別書(shū)對(duì)應(yīng)個(gè)別客戶(hù)設(shè)置單獨(dú)折扣，以及啟用上次發(fā)貨折扣，不管是哪種方式，系統(tǒng)都有靈活的折扣策略設(shè)置管理體系來(lái)滿(mǎn)足出版社的管理需要。我們還可以設(shè)置折扣浮動(dòng)范圍，在折扣浮動(dòng)范圍內(nèi)，業(yè)務(wù)人員可以自由的開(kāi)展業(yè)務(wù)，超出浮動(dòng)范圍的可以設(shè)置走審批流程，這樣既給業(yè)務(wù)員充分的靈活性，又有規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)管控，提高了發(fā)貨效率，又不至于違反折扣管理政策。

    3、退貨業(yè)務(wù)的管理：

    在我們實(shí)際工作，有這樣一個(gè)案例，A客戶(hù)由于規(guī)模大、實(shí)力強(qiáng)，是出版社的大客戶(hù)，故A客戶(hù)拿到的折扣較低（如50折），而B(niǎo)客戶(hù)由于相對(duì)規(guī)模較小，在出版社拿到的折扣較高（如60折），于是出現(xiàn)了A客戶(hù)以55折對(duì)B客戶(hù)進(jìn)行發(fā)貨，而退貨時(shí)，B客戶(hù)以60折退到了出版社，在這次圖書(shū)流轉(zhuǎn)中，B客戶(hù)和A客戶(hù)幾乎什么也沒(méi)做，但卻同時(shí)賺到出版社5個(gè)折扣的利潤(rùn)，以上的案例并不是個(gè)例，我們對(duì)數(shù)據(jù)觀察發(fā)現(xiàn)，出版社此類(lèi)現(xiàn)象并不是少數(shù)情況，根據(jù)客戶(hù)自己的估計(jì)，因?yàn)檫@個(gè)原因有一年累計(jì)造成損失幾萬(wàn)的，也有發(fā)退貨量大的一年累計(jì)下來(lái)甚至有造成損失幾十萬(wàn)元的。怎么解決？我們ERP系統(tǒng)對(duì)客戶(hù)的發(fā)貨數(shù)量及折扣都有跟蹤，在退貨發(fā)生時(shí)，可以直接關(guān)聯(lián)出發(fā)貨的數(shù)量及每一次的發(fā)貨折扣，有的時(shí)候考慮到客戶(hù)關(guān)系，可能不見(jiàn)得每次都能按我們的真實(shí)數(shù)據(jù)來(lái)退貨，但起碼客戶(hù)知道我們出版社管理的精細(xì)，下次會(huì)注意或避免類(lèi)似的事情發(fā)生。

    4、庫(kù)存優(yōu)化的管理：

    庫(kù)存管理是直接反應(yīng)出版社管理情況的重要一面，庫(kù)存包括放在出版社的圖書(shū)（暫稱(chēng)為社存）和放在客戶(hù)那里的圖書(shū)（在途），庫(kù)存不能太大。太大會(huì)導(dǎo)致大量資金積壓，對(duì)出版社資金周轉(zhuǎn)產(chǎn)生直接影響，庫(kù)存也不能太小，太小了會(huì)影響圖書(shū)到市場(chǎng)的覆蓋面，客戶(hù)要書(shū)不能及時(shí)滿(mǎn)足時(shí)會(huì)導(dǎo)致市場(chǎng)丟失。在去年，我們的一個(gè)客戶(hù)s隨著出書(shū)品種增多，庫(kù)存方面的管理開(kāi)始出現(xiàn)問(wèn)題。管理層很難掌握各種圖書(shū)應(yīng)該保持多大的社存和在途才好，社存和在途圖書(shū)多了是積壓，而少了更是丟失市場(chǎng)，領(lǐng)導(dǎo)層注意到這個(gè)問(wèn)題后，緊急商定，單獨(dú)成立一個(gè)部門(mén)為生產(chǎn)管理部，生產(chǎn)管理部并不是我們平時(shí)說(shuō)的安排印刷生產(chǎn)的部門(mén)，而是一個(gè)對(duì)生產(chǎn)的庫(kù)存管理和監(jiān)督的部門(mén)，這個(gè)部門(mén)主要職能就是監(jiān)督庫(kù)存和在途，并為提起加印給領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)決策支持，對(duì)社里每一種書(shū)的庫(kù)存和在途都要求按周期進(jìn)行匯總監(jiān)督，對(duì)于庫(kù)存接近警界線的圖書(shū)及時(shí)提起加印，同時(shí)觀察社內(nèi)暢銷(xiāo)圖書(shū)的流轉(zhuǎn)，如：一本暢銷(xiāo)書(shū)，第一次生產(chǎn)印刷為一百萬(wàn)本，發(fā)貨周期為多長(zhǎng)時(shí)間（如60天全部發(fā)完），印刷周期多長(zhǎng)（如10天印完），庫(kù)房剩余空間有多大（如合理安排印廠送書(shū)量），這樣在第二次印刷時(shí)，生產(chǎn)管理部會(huì)提供以上數(shù)據(jù)，并提供社存和在途的比例，回款周期，便于科學(xué)的確定二次印刷的數(shù)量和時(shí)機(jī)。這種庫(kù)存管理模式在出版行業(yè)算是走在前列的，能一直保持出版社的“身材”，“不致于過(guò)胖，也不致于過(guò)瘦”，使整體產(chǎn)量、社庫(kù)、在途保持一個(gè)完美的比例，使資金良性流轉(zhuǎn)。而以上的各種數(shù)據(jù)支持全部出自ERP管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)中還嵌入庫(kù)存預(yù)警功能，當(dāng)?shù)陀谙孪藁蚋哂谏舷迺r(shí)會(huì)及時(shí)提醒用戶(hù)重點(diǎn)關(guān)注。

    由于出版單位的特殊性，發(fā)行與經(jīng)銷(xiāo)商之間的業(yè)務(wù)場(chǎng)景非常多，以上只是舉了幾個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的實(shí)例讓用戶(hù)更清楚的了解如何通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化，除此之外，還有發(fā)貨的差錯(cuò)處理規(guī)范化、對(duì)賬和開(kāi)票及回款的規(guī)范化、生產(chǎn)入庫(kù)的實(shí)物和空轉(zhuǎn)的規(guī)范化等等，都可以通過(guò)ERP系統(tǒng)的配置策略、流程管控、預(yù)警提醒等實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和管理的規(guī)范化。

    更多精彩培訓(xùn)分享文章，待續(xù)…