稿酬管理工作中存在的問題

出版合同管理方面的問題

　　1.在一些出版社，出版合同簽訂完畢，在涉及執(zhí)行合同的幾個相關部門登記之后，版權部門即將合同固定存放，即便是將合同的重要條款錄入計算機，也只是起到電子文檔的作用，至于是否已在合同規(guī)定的時間內(nèi)付款、合同是否已經(jīng)到期，在合同期外如果繼續(xù)出版是否需要與對方簽訂補充協(xié)議等類似問題，合同管理部門不能完全做到主動掌握情況。在責編請求支付稿酬，或者編輯本人，或者下一環(huán)節(jié)的審核者常會發(fā)現(xiàn)類似的“潛伏問題”。

　　2.出版合同管理部門的協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌工作不盡完善。在采取版稅結(jié)算的方式下，這一問題尤為突出。按照版稅制的國際慣例，絕大部分國內(nèi)的版權合同會明確按照銷售冊數(shù)結(jié)算版稅，但由于出版社無法向著作權人提供相關的銷售報告等信息，出版社只能按照印刷冊數(shù)計算版稅，在銷售冊數(shù)遠遠低于印刷冊數(shù)的情況下，兩種計算方法將產(chǎn)生較大差額，由此會增加出版社檔期的現(xiàn)金流出。一方面出版社要為此類圖書承擔全部稿酬，同時由于不能實現(xiàn)銷售，也會因此而增加庫存成本；另一方面，作者卻分文不少地拿走全部印刷數(shù)量的稿酬，雙方利益顯然不對等，有悖于版稅制的根本原則。

編務環(huán)節(jié)存在的問題

　　1.編務系統(tǒng)。就與稿酬管理相關的編務系統(tǒng)而言，它不同于在出版社已經(jīng)實施多年的財務系統(tǒng)或者發(fā)行系統(tǒng)，對于編輯而言，ERP編務系統(tǒng)開創(chuàng)了全新的編務管理模式，由此也會出現(xiàn)一些新的問題。在“紙質(zhì)”和“電子”稿費通知單并行使用的階段，在編務系統(tǒng)中，選題漏報或者重報的情況時有發(fā)生，沒有書名或者書名重復，都會使稿酬結(jié)算工作“擱淺”�！白髡哔Y源庫”是與稿酬結(jié)算有重要關聯(lián)的一個模塊。每一本書需要支付稿酬的通知單，都必須提供合同規(guī)定的著作權人信息，以便財務部門結(jié)算和支付稿酬。作者、譯者信息由責任編輯負責錄入到編務系統(tǒng)，編輯信息錄入不及時，財務部門就不能按時結(jié)算稿酬，由此造成合同的延誤支付，作者會產(chǎn)生不滿情緒。

　　2.有些責任編輯的“責任”意識有待加強。責任編輯除了要對稿件本身負責、對讀者負責外、也要對作者負責。擁有一個扎實、穩(wěn)定的作、譯者隊伍，是保證出版社健康發(fā)展的基礎，但有些編輯在給作、譯者開具稿酬通知單時，經(jīng)常出現(xiàn)人名和身份證號碼不匹配或者作者姓名、身份證號碼填寫錯誤。稿酬的個人所得稅由出版社代扣代繳，之后，還需將代扣代繳的明細清單向稅務局進行納稅申報，如果身份信息有誤，不僅影響財務部門的納稅申報的工作進度，更會給作、譯者在年終進行納稅申報時帶來不必要的麻煩，從而影響出版社的信譽，更甚者有可能失去優(yōu)秀的作者、譯者。

財務結(jié)算和支付方面的問題

　　1.針對出版合同的履約意識有待提高。財務人員整日埋首與數(shù)字打交道，雖然在經(jīng)年的工作實踐中已將“實事求是”、“準確無誤”、“不做假賬”等職業(yè)規(guī)范深入骨髓，但是，在執(zhí)行出版合同的過程中，也會出現(xiàn)履約意識薄弱的問題。有些出版合同會規(guī)定在合同正式生效起若干日內(nèi)，向著作權所有人預付稿酬，待各項審批手續(xù)齊備后，財務經(jīng)辦人員由于各種原因，沒有在合同規(guī)定的時間內(nèi)付款，給有關各方造成不必要的誤解。再如，一些國外出版社對我方的匯款各有不同的具體要求，有些需要付款時填上發(fā)票號，有些要求寫上書名、ISBN號，還有些要求付款后傳真付款證明等，財務部門在辦理這些匯款時，時有遺漏現(xiàn)象。如果付款時未能按出版合同的要求履約，可能造成雙方誤解，也可能導致該匯款不能被對方記入自己的信用記錄中，損害了出版社的信譽和形象。

　　2.財務部門稿酬核算崗位人員的“把關”能力有待提高。有時，一本書的稿酬由幾個著作權人共享，但每人的分配比例不同，責任編輯在未注明的情況下，稿酬崗位的經(jīng)辦人員若沒有審查合同，會將作者、譯者應得的稿酬計算錯誤。再如，有的圖書在出版前，發(fā)生過預付稿酬，在正式結(jié)算稿酬時，財務經(jīng)辦人如果沒有認真審查合同條款，又忽略了系統(tǒng)的提示信息，也會造成稿酬的計算錯誤。由此可見，稿酬核算崗位的職責，除計算稿酬外，一定要對責任編輯開出的稿酬通知單比照出版合同進行審核，保持應有的職業(yè)謹慎，嚴格把好稿酬核算這一關。

關于稿酬管理工作的幾點建議

出版合同的履約工作應以版權部門為核心

　　履約工作是一項長期、動態(tài)、細致的工作，因此需要多個職能部門協(xié)同完成，才不會出現(xiàn)疏漏。出版社應該建立以版權部門為核心的履約流程。即版權部門歸集全部國內(nèi)、外的出版合同，然后將合同發(fā)送至各有關部門進行登記，同時需要向外方提供的信息或圖書制品等也由版權部門從各部門收集而來，再由其發(fā)送至著作權人。對于整個履約過程而言，版權部門既是履約過程中各部門之間的聯(lián)系人，又是統(tǒng)籌出版合同的管理者。在版權部門的統(tǒng)籌下，各有關部門應予以配合。尤其是在版稅這一支付方式下，出版社需要向著作權所有人定期提供相關的結(jié)算報告，這一任務應由版權部門負責協(xié)調(diào)。做到及時聯(lián)系出版部門取得印數(shù)信息，聯(lián)系發(fā)行部門獲取銷售信息，繼而由版權部門有關人員向著作權人提供印刷和銷售以及財務報告。只有全社統(tǒng)一思想，重視履約問題，各部門權責明確，不互相推諉責任，才能實現(xiàn)良好的履約。

涉及稿酬管理的ERP信息系統(tǒng)及財務稿酬核算內(nèi)容需要不斷完善

　　1.版權合同的管理應并入ERP系統(tǒng)，以保證稿酬管理工作源頭數(shù)據(jù)的完整性。有關人員將出版合同的各項條款錄入ERP系統(tǒng)后，就可以根據(jù)各種有效信息，通過在系統(tǒng)中設定自動提示功能，將接近付款時間但仍未支付的出版合同和即將到期需要續(xù)約的出版合同設置為近期待辦事項，有關人員只需經(jīng)常查詢是否有待辦事項，即可隨時掌握涉及履約的各種細節(jié)問題。

　　2.編務系統(tǒng)應力求結(jié)構(gòu)清晰、易于查詢，實現(xiàn)更多的用戶自定義功能。系統(tǒng)需要明確設定各層級使用者的權限，才不會造成選題或者其他信息的重復錄入或遺漏。作者資源等類似的數(shù)據(jù)，可以將檢索權限開放，作為共享信息使用，避免出現(xiàn)同一個作者的信息被幾個責任編輯同時保留。數(shù)據(jù)共享后，既可以節(jié)約系統(tǒng)資源，又可以使稿酬結(jié)算環(huán)節(jié)提高工作效率。隨著編務系統(tǒng)的深入開發(fā)，責任編輯在系統(tǒng)中填制的稿酬支付通知單經(jīng)過各級領導電子簽名后，可以將其直接打印，以此作為財務部門審核和支付稿酬的原始憑證。編務系統(tǒng)的不斷完善，既可以避免各種疏漏，又能夠使信息一目了然，保證了稿酬核算與支付的及時性和準確性，從而更加有效地開展稿酬核算與管理工作。

　　3.財務系統(tǒng)中的稿酬核算需要涵蓋全部出版合同，才能保證單書稿酬成本數(shù)據(jù)準確、完整。一本從國外購買版權的圖書，其稿酬成本不僅包括支付給國內(nèi)作者、譯者的翻譯費，也應包括向外方支付的版權使用費。這需要在財務系統(tǒng)中，設置國內(nèi)稿酬和國外版稅兩種情況分別核算。在圖書首次入庫的檔期，即使沒有實際發(fā)生稿酬或者國外版稅的支付，也應在“應計生產(chǎn)成本”科目中將與入庫圖書對應的國內(nèi)稿酬與國外版稅合計進行預提，而不是僅僅預提國內(nèi)的稿酬。

　　4.為保證稿酬核算與管理工作的順利進行，應該加快ERP系統(tǒng)中編務、印務、財務、發(fā)行各個子系統(tǒng)之間無縫銜接的工作進度。系統(tǒng)實現(xiàn)真正的無縫銜接后，責任編輯可以隨時了解圖書的印數(shù)和銷售情況，并據(jù)此開具稿酬或者版稅的結(jié)算通知單。版權部門向著作權人定期提供的銷售報告或者財務結(jié)算報告，也依賴于高度共享的系統(tǒng)信息。這樣版權部門就可以通過系統(tǒng)設定，選取某本圖書特定報告期的來自發(fā)行系統(tǒng)的銷售數(shù)量，以及來自出版部門的印刷數(shù)量，財務部門根據(jù)編務系統(tǒng)顯示的銷售數(shù)量，進行版稅的結(jié)算與支付。版權部門將上述各個子系統(tǒng)的信息打包處理后，就可以向著作權人發(fā)出報告，完成一本圖書的全部履約過程。（李彬）