出版社的信息化建設在不同的時期有不同的內涵，從目前來看主要包括幾個方面：

　　第一， 出版社產品制作的信息化、現(xiàn)代化。這是出版社信息化建設的基礎環(huán)節(jié)，也是較易實現(xiàn)的環(huán)節(jié)。它包括：出版物創(chuàng)作的電腦化。這就需要作者隊伍能熟練地使用電腦寫稿；稿件投遞的網絡化。通過互聯(lián)網方式來代替以往的郵寄，大大加快了稿件的傳遞速度；稿件編輯加工的計算機化。編輯人員可對電子文稿在計算機上進行加工和處理，實現(xiàn)無紙化編輯；版式設計、圖片資料處理的計算機化。美術編輯熟練應用圖像處理軟件或組版軟件利用計算機來進行封面設計和版式設計，替代手工繪圖；錄入排版的計算機化。在漢字錄入方面可根據(jù)稿件質量選擇手工錄入、語音錄入或掃描錄入等，在排版方面，在出版印刷行業(yè)有專門的排版組版軟件，相對于一般辦公軟件，能大大提高整本圖書或雜志的排版速度和質量；稿件校對的計算機化。校對軟件在出版業(yè)的應用也是出版社的一項重要的計算機應用項目，校對軟件比人力校對能力強，不存在疲憊與疏忽問題，它能提高校對速度，減少差錯率。

　　以上各方面的技術已經成熟，資金投入也不需要太大，便于出版社付諸實施，因此大部分出版社已經完成這一環(huán)節(jié)的信息化建設過程，通過這方面的建設可以使整個出版物制作流程實現(xiàn)全面現(xiàn)代化、信息化。

　　第二，出版社內部管理的信息化、規(guī)范化。建立完善的出版社辦公自動化管理系統(tǒng)，加強企業(yè)的內部流程管理，使各部門、各環(huán)節(jié)逐步實現(xiàn)基于計算機內部局域網的無紙化辦公。管理系統(tǒng)的實現(xiàn)必須以成熟、完善、符合本社實際情況的管理軟件為基礎，大致應包括編務系統(tǒng)、出版管理系統(tǒng)、發(fā)行管理系統(tǒng)、儲運管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、行政辦公系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、領導查詢系統(tǒng)等。

　　編務系統(tǒng)應包括有選題管理、書號管理、流程控制、合同管理、稿費管理、書稿管理、作者管理、出版圖書信息檢索等方面。

　　1.出版管理系統(tǒng)主要用于圖書的生產管理、生產成本的監(jiān)督與控制、出版物質量的監(jiān)測與管理等。主要包括生產計劃安排、出版印制管理、工價、費用管理、印廠管理、成本核算等方面。

　　2.發(fā)行管理系統(tǒng)與儲運管理系統(tǒng)應分工協(xié)作，統(tǒng)一管理。兩個部門既有分工和側重，又有協(xié)作，包括訂單管理、客戶管理、圖書入庫、銷售出庫、退貨管理、庫房管理、查詢統(tǒng)計等方面。

　　3.財務管理系統(tǒng)是出版社信息管理系統(tǒng)的核心。該系統(tǒng)可以為領導決策提供可靠依據(jù)，財務的圖書品種核算，與廣大編輯效益目標密切相關，可以有力地推動出版社考核機制、激勵機制、約束機制、分配機制的順利改革，可以有力推動出版社現(xiàn)代化管理。

　　4.行政辦公系統(tǒng)是出版社發(fā)布信息、公告、通知的平臺。包括會議管理、信息發(fā)布、規(guī)章制度管理、論壇系統(tǒng)、考核管理、郵件管理、近遠景規(guī)劃等方面。

　　5.數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)可作為行政辦公系統(tǒng)的輔助，分別針對編務、發(fā)行、出版、財務等業(yè)務數(shù)據(jù)進行單獨或整體全面的查詢、統(tǒng)計和分析。針對不同崗位的用戶提供各種業(yè)務統(tǒng)計分析，從而從各自角度掌握業(yè)務經營情況等。領導查詢系統(tǒng)是數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)的一個特例。

　　上述各個管理子系統(tǒng)在一些出版社已經實現(xiàn)，但由于沒有一個完善的統(tǒng)一規(guī)劃，使得出版社的辦公自動化只能處于一個低級水平，既沒有完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，也沒有完善的查詢系統(tǒng)，而且一些業(yè)務上有密切聯(lián)系的部門，各自從自身業(yè)務應用角度，購買應用適合本部門的管理軟件，目前只能處于部門級應用水平，由于應用不同的軟件、不同的數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理，一些重要數(shù)據(jù)編碼標準和口徑不一致，數(shù)出多門，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和同步，同時也造成了操作人員的重復勞動，造成了相關環(huán)節(jié)的脫節(jié)，最明顯的例子就是責任編輯對自己所編圖書不能及時了解，到底是銷售了多少、退回了多少、收回了多少款、是贏利還是虧損，都不能及時掌握。因此需要重新規(guī)劃并對應用軟件重新選擇或完善，來適應信息共享的需要。真正實現(xiàn)出版社財務、業(yè)務、管理上的一體化。

　　第三，對外聯(lián)絡和展示。假如說上面的第二部分是對出版社內部實施管理，那么這一部分應該是對外聯(lián)絡和展示，即充分運用現(xiàn)代化手段和互聯(lián)網技術向社會和讀者展示企業(yè)形象，發(fā)布出版信息，實現(xiàn)可供書目的網絡化發(fā)布、新書信息的網絡化宣傳與訂購，隨時將本社的最新圖書營銷策略迅速傳遞給廣大讀者和各分銷渠道，同時建立有效的市場動態(tài)反饋機制，加強與分銷商、與讀者的及時溝通，也便于銷售人員及時了解市場、適應市場變化。

　　這方面的典型應用就是建立出版社自己的商務網站，建立完善的網上電子交易系統(tǒng)。

　　另一方面應用是網絡出版，也即數(shù)字化出版，它是對傳統(tǒng)出版的有力補充，通過網絡向讀者提供可以在網上瀏覽或者下載到計算機的電子圖書。

　　網上發(fā)行是出版業(yè)未來發(fā)展的趨勢，已逐漸成為僅次于主渠道、民營二渠道的新的第三渠道，是傳統(tǒng)發(fā)行的有力補充，可以形象地比喻為“永不謝幕的訂貨會”。

　　出版社信息化建設刻不容緩，但如何去做，這是一個統(tǒng)盤規(guī)劃的問題，不可能一蹴而就，既要有長遠規(guī)劃，又要有近期目標。需要長遠規(guī)劃與近期目標相結合，一步一步走。而且在出版社信息化建設中需要注意以下幾點問題：

　　———充分準備、慎重實施。建立信息化系統(tǒng)需要科學的論證與詳細的規(guī)劃，不能倉促上馬、急于求成，要進行長遠的規(guī)劃和打算，不能只考慮當前的業(yè)務需要，還要考慮長遠的發(fā)展，否則會造成系統(tǒng)缺乏前瞻性，不斷修改甚至推倒重來，造成資金、人力與時間的浪費。

　　———認真選擇合適的軟件和合作廠商作為合作伙伴。由于各出版社實際情況并不完全相同，目前市場上還缺乏適合各出版社信息化應用的通用商品化軟件，而承擔開發(fā)任務的公司一般專長于信息技術應用，但對出版業(yè)務并非完全熟悉，因此開發(fā)出的系統(tǒng)功能無法做到盡善盡美，經常需要修改。因此需要認真篩選，并要考慮到服務支持和延續(xù)發(fā)展。

　　———要不斷提高出版社員工的信息技術水平，否則無法滿足信息化應用的需要。信息化應用需要出版社員工掌握并不斷提高計算機與網絡的操作技能。由于他們不僅是信息系統(tǒng)的使用者，還是該系統(tǒng)的信息提供者，如果缺乏計算機使用技能，對信息數(shù)據(jù)標準缺乏了解，就無法保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的質量，這樣的信息系統(tǒng)是不可靠的和效率不高的。

　　出版社信息化建設不僅僅是一項新的技術手段的應用，實際上它是用一種全新的、先進的管理理念，一種全新的機制，一種全新的企業(yè)文化來改變以前的管理模式，是一種管理模式的變革。它充分利用信息技術與出版社管理模式的結合，來推動管理水平的提升。有人形象地把信息化建設比喻成一場革命，既是經營理念和經營戰(zhàn)略的革命，面對日益激烈的競爭，出版社必須轉變思路，確立全新的經營理念，確立以讀者需求為中心，提供專業(yè)化的一流服務。信息化建設更是一場管理體制的革命，它要用先進的思想模式和技術手段改變以前的管理模式，用數(shù)字化、規(guī)范化、程序化、標準化來進行管理，用量化的指標支持獎懲與分配政策，體現(xiàn)激勵機制。通過這場改革和革命，最終實現(xiàn)出版社的辦公自動化、管理網絡化、資源數(shù)字化、商務電子化。

來源：soft6.com  (責編：邱文峰)

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