中國工人出版社  王寧

    隨著出版業(yè)體制改革的深入推進(jìn)，我國出版業(yè)從高速發(fā)展期進(jìn)入成熟期、精細(xì)化管理階段。圖書出版企業(yè)傳統(tǒng)的粗放式管理方式必然向管理信息化方向邁進(jìn)。許多圖書出版企業(yè)積極地開展ERP建設(shè)，希望通過先進(jìn)的信息化管理手段來實現(xiàn)精細(xì)化管理模式，從而提高圖書出版企業(yè)的綜合競爭力。然而目前看來。有不少的圖書出版企業(yè)由于對ERP的認(rèn)識存在誤區(qū)，建設(shè)之路頻頻受阻，無法取得預(yù)期的效果，大大挫傷了圖書出版企業(yè)對于信息化建設(shè)的信心和積極性。

    以下是我個人通過實踐總結(jié)出的幾點(diǎn)常見的認(rèn)識誤區(qū)，僅供參考：

    誤區(qū)一：認(rèn)為ERP建設(shè)等同于購買ERP軟件系統(tǒng)

    ERP是借用一種新的管理模式來改造原企業(yè)舊的管理模式，是先進(jìn)的、行之有效的管理思想和方法。對于圖書出版企業(yè)來說，ERP首先是管理模式的變革、管理思維的變革，而ERP軟件系統(tǒng)只是實現(xiàn)這種先進(jìn)的、有效的管理思想的一個平臺。也就是說，圖書出版企業(yè)首先要做的不是簡單去選擇一套ERP軟件，而是要做深入、透徹的內(nèi)部調(diào)研，對圖書出版企業(yè)進(jìn)行自身需求分析和業(yè)務(wù)流程整體規(guī)劃、重組和設(shè)計。很多圖書出版企業(yè)在實施ERP的過程中，往往忽視了對自身需求的分析，認(rèn)為購買了一套軟件，就所有問題都能解決了。ERP是可以幫助企業(yè)解決很多問題，但它不是萬能的。所以，在上ERP系統(tǒng)的必然之路上，更應(yīng)該先了解自己，再選擇適合自己的ERP系統(tǒng)和長期合作的軟件商，不要把ERP系統(tǒng)當(dāng)成一次采購，應(yīng)該當(dāng)成一次重要的合作伙伴和新的流程再造。這樣的思路是ERP成功上線的基礎(chǔ)。

    很多圖書出版企業(yè)ERP建設(shè)前期調(diào)研的思路都是，先調(diào)研各種出版ERP軟件，看哪個軟件的功能特點(diǎn)最切合本圖書出版企業(yè)，選擇ERP系統(tǒng)決不能只看當(dāng)前需要，而是要從長期戰(zhàn)略發(fā)展的角度去選擇更具有前瞻性。對于出版企業(yè)ERP建設(shè)來說，關(guān)鍵和難點(diǎn)就是業(yè)務(wù)流程的科學(xué)設(shè)計、重組以及擴(kuò)展性，出版企業(yè)正處于變革期，業(yè)務(wù)隨需應(yīng)變，產(chǎn)品也要具備與企業(yè)一同向前發(fā)展的能力。不然我們耗費(fèi)很大的人力和物力上線了ERP系統(tǒng)，沒過幾年，我們就有可能又要重來一次。

    誤區(qū)二：認(rèn)為ERP只是信息部門的事情

    這是圖書出版企業(yè)在實施ERP項目的時候普遍遇到的問題。不少圖書出版企業(yè)都將ERP建設(shè)這個工程全權(quán)交給了信息部門，由信息部門的人員來做調(diào)研、制定計劃、制定實施方案、安排實施等。多數(shù)這樣操作的圖書出版企業(yè)ERP實施的周期都比預(yù)期的要拉長很多，甚至進(jìn)行不下去而中斷，要么即使勉強(qiáng)上線，也達(dá)不到預(yù)期的效果。ERP建設(shè)是一項十分復(fù)雜并且難度很大的系統(tǒng)工程，絕不僅僅是開發(fā)程序、安裝軟件這么簡單。它需要圖書出版企業(yè)決策層、管理層、操作層各級相關(guān)人員密切配合，需要圖書出版企業(yè)全體員工共同參與。

    首先，ERP建設(shè)需要圖書出版企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)。因為它涉及到圖書出版企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組、管理制度改革、資源分配等問題，這些問題都需要圖書出版企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行分析和決策。特別是在ERP實施過程，往往會涉及到各部門的業(yè)務(wù)流程關(guān)系、權(quán)責(zé)利的重新界定，并牽扯出一些必須解決的歷史遺留問題。這些思想上的阻力和實施中的困難必須由圖書出版企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面來進(jìn)行解決和協(xié)調(diào)，否則很容易造成各部門間互相推諉、抵觸而影響ERP的實施進(jìn)度和效果。

    其次，圖書出版企業(yè)各部門的負(fù)責(zé)人也要對ERP實施積極參與和配合，并且對本部門的職責(zé)和責(zé)任進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，對本部門員工也要積極地督促和監(jiān)管。ERP系統(tǒng)的實施是為了實現(xiàn)先進(jìn)的管理模式，但是系統(tǒng)本身只是一個工具和平臺，關(guān)鍵因素還是使用系統(tǒng)的人。因此，ERP的實施對圖書出版企業(yè)人員素質(zhì)的要求也很高，主要體現(xiàn)在三個方面：細(xì)心、耐心、責(zé)任心。有些圖書出版企業(yè)在實施初期，員工都簡單的認(rèn)為上了系統(tǒng)就是減輕工作量，這樣的認(rèn)識是不成立的。ERP項目實施工作是一個整體性的信息工作平臺的建設(shè)工作，其目的一方面是實現(xiàn)圖書生產(chǎn)流程一體化，另一方面是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息資源，通過生產(chǎn)流程、數(shù)據(jù)的整合，提高效率是最終實現(xiàn)的目標(biāo)之一。但前提是需要每個員工都要保質(zhì)保量并且高效的完成自己的工作，如果某一個員工責(zé)任心不夠，不認(rèn)真負(fù)責(zé)，那么他所做的工作可能就會出現(xiàn)錯誤，比如說數(shù)據(jù)錄入錯誤，這樣就會影響系統(tǒng)中各種相關(guān)的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對領(lǐng)導(dǎo)決策數(shù)據(jù)的參考很不利。

    當(dāng)然信息部門在ERP建設(shè)中也是十分重要的，特別是系統(tǒng)上線之后的維護(hù)、完善工作，信息人員的作用會越來越重要。但是整個項目并不是信息部門能夠獨(dú)自完成的，需要上下左右共同努力擔(dān)當(dāng)?shù)拇笕�，這一點(diǎn)需要圖書出版企業(yè)有清醒地認(rèn)識。

    誤區(qū)三：認(rèn)為ERP是萬能藥

    有些圖書出版企業(yè)會聽到這樣一種聲音：“不是都上了ERP了嗎？怎么還會有這樣的問題”。認(rèn)為ERP是萬能藥，任何難題都能迎刃而解，這是很多圖書出版企業(yè)對ERP系統(tǒng)的誤解。在ERP實施過程中，會暴露出很多問題，比如業(yè)務(wù)流程上的問題、歷史遺留問題，這些問題一旦提出，需要圖書出版企業(yè)盡快加以解決，徹底清除掉隱患。如果不科學(xué)妥善解決，這些問題仍然會留在系統(tǒng)中，不但消除不了，隨著業(yè)務(wù)量、數(shù)據(jù)量的逐漸累積，問題會暴露的越來越嚴(yán)重。

    ERP的特點(diǎn)之一就是實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的一體化，將各個部門的業(yè)務(wù)流程連接在一起，能夠保證數(shù)據(jù)流、信息流的暢通。因此，各個環(huán)節(jié)由于各種原因產(chǎn)生的問題也很容易通過ERP反應(yīng)出來。但是系統(tǒng)畢竟只能反應(yīng)問題，并不能自行解決問題。很多圖書出版企業(yè)在ERP建設(shè)初期，由于這種錯誤的認(rèn)識，對ERP的期望過高，最終的結(jié)果往往是失望。

    誤區(qū)四：認(rèn)為ERP建設(shè)“一勞永逸”

    這也是一些圖書出版企業(yè)盲目追求ERP建設(shè)結(jié)果的體現(xiàn)。ERP建設(shè)是一項極其復(fù)雜的工程，不可能一蹴而就，同時ERP建設(shè)也是個循序漸進(jìn)的過程，任何企業(yè)的ERP建設(shè)都不可能采取“一錘子買賣”或者“一口吃個胖子”的方式。

    認(rèn)為ERP建設(shè)“一勞永逸”，也反映了圖書出版企業(yè)對ERP建設(shè)的投資心態(tài)。眾所周知，ERP是個大工程，需要投入的資金自然也是十分巨大的，而ERP建設(shè)的投入也是持續(xù)不斷的，它是要隨著出版企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展完善的，因此系統(tǒng)的維護(hù)完善費(fèi)用的投入也是持續(xù)不斷的。中國的出版企業(yè)走向市場化的時期比較短，傳統(tǒng)的圖書出版企業(yè)規(guī)模都不大，近年來由于國家對出版企業(yè)改革的推進(jìn)，才陸續(xù)出現(xiàn)了一些規(guī)模較大、資金力量雄厚的出版集團(tuán)。因此對于大多數(shù)中小規(guī)模的圖書出版企業(yè)來說，投資建設(shè)ERP可以說是下了很大的決心，只能成功不能失敗。而且最好是立竿見影，投入就立刻有回報，后期的維護(hù)費(fèi)用能省則省，甚至有的圖書出版企業(yè)在系統(tǒng)上線之后就再也不準(zhǔn)備對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、改善方面的投資。這種認(rèn)識誤區(qū)只能導(dǎo)致極端的后果。

    由于軟件實施的一般特點(diǎn)，ERP建設(shè)在前期調(diào)研、制定業(yè)務(wù)流程、需求分析以及整體規(guī)劃的階段，需要十分的細(xì)致和周到；但是在實施中，都是先易后難的。圖書出版企業(yè)各部門中，一般都選擇發(fā)行部最早上線，原因之一是相比之下，發(fā)行部接觸軟件比較早，很多圖書出版企業(yè)在ERP建設(shè)之前，都已經(jīng)使用了某種發(fā)行軟件，業(yè)務(wù)員對這種系統(tǒng)操作接受比較快，抵觸較少；原因之二是發(fā)行業(yè)務(wù)比較容易實現(xiàn)，先保證了一個部門的運(yùn)行暢通，再逐步擴(kuò)展到編輯、出版、財務(wù)其他部門，這樣逐步地推進(jìn)，有利于系統(tǒng)實施的成功。但重要的是，系統(tǒng)運(yùn)行成功之后，并不意味著“一勞永逸”。一方面，ERP系統(tǒng)涉及圖書出版企業(yè)各部門的各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)，在運(yùn)行的過程中隨時會出現(xiàn)一些當(dāng)初沒有預(yù)見到的問題，有問題就必須隨時解決；另一方面，圖書出版企業(yè)的發(fā)展是隨著國家市場經(jīng)濟(jì)的逐漸完善、出版業(yè)的不斷發(fā)展而發(fā)展的，制度需要不斷發(fā)展，技術(shù)需要不斷發(fā)展，生產(chǎn)模式、經(jīng)營模式等等都要不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)勢必要隨著圖書出版企業(yè)各個方面的發(fā)展而不斷地發(fā)展和完善。因此，圖書出版企業(yè)的ERP建設(shè)是個循序漸進(jìn)的工作，即使系統(tǒng)實施成功，也需要必要的維護(hù)和完善。據(jù)有關(guān)資料表明，一般企業(yè)每年的系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用應(yīng)該在系統(tǒng)建設(shè)時的15%~20%左右。對于圖書出版企業(yè)來說，應(yīng)該投入更多才能保障系統(tǒng)的良性運(yùn)行和應(yīng)用的不斷延伸。

    誤區(qū)五：認(rèn)為ERP建設(shè)就是信息化建設(shè)的全部

    現(xiàn)在圖書出版企業(yè)一提到信息化，就會聯(lián)系到ERP建設(shè)。ERP成了這兩年圖書出版企業(yè)信息化的代名詞。但是往往被忽略的是，ERP建設(shè)是圖書出版企業(yè)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，但不是全部。圖書出版企業(yè)信息化建設(shè)包含的內(nèi)容很多，比如：辦公自動化、數(shù)字化出版、網(wǎng)絡(luò)出版、互聯(lián)網(wǎng)與門戶網(wǎng)站建設(shè)與維護(hù)、電子商務(wù)以及出版生產(chǎn)方式現(xiàn)代化（如投稿網(wǎng)絡(luò)化、稿件編輯加工計算機(jī)化）等等�？梢哉f，圖書出版企業(yè)的信息化建設(shè)是多方面、多層次的，絕不是僅僅一項ERP建設(shè)就可以代替的。當(dāng)然ERP系統(tǒng)可以為圖書出版企業(yè)搭建一個必要的基礎(chǔ)平臺，為信息化的其他方面提供基礎(chǔ)信息。圖書出版企業(yè)在ERP建設(shè)的同時也必須要考慮到信息化整體建設(shè)，考慮到與其他信息系統(tǒng)的集成，留出信息交換的接口方案，避免隨著出版企業(yè)的信息化發(fā)展脫鉤，造成新的“信息孤島”。

    “信息孤島”現(xiàn)象在出版企業(yè)中也很常見，其特點(diǎn)一個是編、印、發(fā)、財各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立使用，之間的數(shù)據(jù)沒有相互聯(lián)系；另一個是沒有把信息化建設(shè)作為一項整體建設(shè)來規(guī)劃。比如某此出版企業(yè)有網(wǎng)站、有電子商務(wù)、有ERP系統(tǒng)、有數(shù)字出版業(yè)務(wù)，而這些都是各自獨(dú)立系統(tǒng)，互相割裂，基礎(chǔ)信息不統(tǒng)一、不共享，每個系統(tǒng)都需要重復(fù)錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這就是“信息孤島”現(xiàn)象。圖書出版企業(yè)在信息化建設(shè)的時候，要格外注意整體規(guī)劃。比如ERP實施中要考慮到門戶網(wǎng)站的信息共享，設(shè)計出對應(yīng)的接口方案與網(wǎng)站系統(tǒng)合理對接，這樣在網(wǎng)站上發(fā)布新書信息的時候，直接從ERP系統(tǒng)中提取相關(guān)信息，就避免了重新錄入這種重復(fù)性勞動了。網(wǎng)上售書也要和發(fā)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行合理對接，這樣才能保證發(fā)行業(yè)務(wù)的及時和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。 

    總之，實現(xiàn)圖書出版企業(yè)信息化是一個系統(tǒng)工程，ERP建設(shè)只是其中的一環(huán)。成功上線ERP也不意味著實現(xiàn)了信息化管理，圖書出版企業(yè)在信息化建設(shè)過程中要整體規(guī)劃、長遠(yuǎn)考慮。