2009年3月，在安徽出版集團(tuán)各位領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)與支持下，安徽教育出版社ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施工作正式啟動(dòng)。
    我社圖書(shū)營(yíng)銷(xiāo)中心原用管理軟件就發(fā)行、儲(chǔ)運(yùn)的基本工作任務(wù)而言，屬于可基本滿足的業(yè)務(wù)應(yīng)用，但是卻存在著數(shù)據(jù)隨意修改、單據(jù)管理混亂、工作流程缺乏控制等諸多問(wèn)題。由于原發(fā)行系統(tǒng)不能支持遠(yuǎn)程訪問(wèn)，使得每天從營(yíng)銷(xiāo)中心開(kāi)出的大量紙質(zhì)銷(xiāo)售單據(jù)需要通過(guò)人工的方式傳遞到儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)，儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)的退貨單據(jù)也要通過(guò)人工的方式返回到營(yíng)銷(xiāo)中心，不僅造成對(duì)客戶的服務(wù)不及時(shí)，而且經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)丟失、交接失誤等問(wèn)題，造成了大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的偏差。同時(shí)由于發(fā)行系統(tǒng)缺少與其他業(yè)務(wù)部門(mén)的銜接，使得發(fā)行的圖書(shū)信息與編輯部門(mén)的圖書(shū)信息差異很大，也不能及時(shí)掌握出版部門(mén)在產(chǎn)的圖書(shū)信息。當(dāng)然最主要的缺陷就是財(cái)務(wù)的產(chǎn)成品明細(xì)賬與發(fā)行的庫(kù)存明細(xì)賬永遠(yuǎn)也對(duì)不上，長(zhǎng)期被“賬賬不符”給日常工作帶來(lái)了諸多不便。
    在實(shí)施工作啟動(dòng)后，平章公司的技術(shù)人員首先進(jìn)行了業(yè)務(wù)調(diào)研，了解營(yíng)銷(xiāo)中心現(xiàn)有工作流程及原有系統(tǒng)存在的問(wèn)題，并與社領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員討論流程再造的規(guī)劃方案。發(fā)行數(shù)據(jù)是出版社多年積累下來(lái)的寶貴數(shù)據(jù)，為保證遷移數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、延續(xù)性及以后使用的便捷性，平章公司的技術(shù)人員與營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行了多次溝通，對(duì)原發(fā)行管理軟件數(shù)據(jù)庫(kù)遷移出的圖書(shū)信息、圖書(shū)品種、客戶信息等數(shù)據(jù)進(jìn)行了對(duì)比和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了原各部門(mén)歷史數(shù)據(jù)銜接和統(tǒng)一，并完成了新舊系統(tǒng)的不間斷替換上線。
    提到發(fā)行管理系統(tǒng)，就不得不說(shuō)一下《平章出版ERP綜合管理系統(tǒng)》的組成。從功能上看，它主要包含了社務(wù)、編務(wù)、生產(chǎn)、發(fā)行、物流、財(cái)務(wù)六大部分，涵蓋了從選題上報(bào)、編輯加工、生產(chǎn)成品、發(fā)行物流等圖書(shū)出版業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)則對(duì)各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行歸集結(jié)算。從數(shù)據(jù)上看，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)自選題在線申報(bào)、進(jìn)入編輯加工、生產(chǎn)加工、生成入庫(kù)數(shù)據(jù)流給倉(cāng)庫(kù)，發(fā)行人員則根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種業(yè)務(wù)操作，生成各類(lèi)業(yè)務(wù)單據(jù)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)核算的要求生成相應(yīng)記賬憑證。這些數(shù)據(jù)自上而下，環(huán)環(huán)相扣，營(yíng)銷(xiāo)中心在發(fā)行流程中得到了各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)支持，也同時(shí)為各個(gè)部門(mén)提供了實(shí)時(shí)的發(fā)行數(shù)據(jù)即保證了發(fā)行人員所獲得的信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，也保證了出版社業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性。
    由于整套ERP系統(tǒng)全部基于WEB平臺(tái)，使得發(fā)行管理系統(tǒng)獲得了互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的支持，即使不在辦公室或出差在外，只要有互聯(lián)網(wǎng)的地方都可以在線實(shí)時(shí)處理日常業(yè)務(wù)，這種B/S結(jié)構(gòu)的遠(yuǎn)程技術(shù)使得各項(xiàng)工作更加快捷、準(zhǔn)確，也使得實(shí)時(shí)辦公、異地辦公變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。
    同時(shí)，這套ERP系統(tǒng)提供了豐富的權(quán)限組合策略，這樣就可以在營(yíng)銷(xiāo)中心各部門(mén)間劃分明確的職能范圍，在工作人員間區(qū)分出工作職責(zé)及業(yè)務(wù)權(quán)限，組成適合各種業(yè)務(wù)及工作情況的權(quán)限策略。應(yīng)用起來(lái)，不僅職責(zé)明確，而且工作流程清晰，上下級(jí)層層管控，便于在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，有效避免了各種工作中的失誤，提高了工作效率，規(guī)范了業(yè)務(wù)行為。
    在整個(gè)ERP系統(tǒng)當(dāng)中，發(fā)行管理系統(tǒng)居于整個(gè)業(yè)務(wù)鏈的末端，獲得了上游各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持，保證了各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。在使用過(guò)程中，設(shè)定了合理的工作權(quán)限策略，規(guī)范了發(fā)行人員的業(yè)務(wù)行為，加強(qiáng)了業(yè)務(wù)流程中的控制力度�；�于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的操作方式，使得工作更加的便捷、有效。
    自發(fā)行系統(tǒng)上線至今已經(jīng)歷時(shí)一年，在這一年中，營(yíng)銷(xiāo)中心的工作人員們?cè)谑褂闷秸鲁霭鍱RP中的發(fā)行系統(tǒng)，經(jīng)歷了一個(gè)從認(rèn)識(shí)到了解、到磨合，再到熟練操作的過(guò)程。在整個(gè)過(guò)程中，大家已經(jīng)充分的體驗(yàn)到了全平臺(tái)的ERP系統(tǒng)給發(fā)行業(yè)務(wù)所帶來(lái)的各種便捷。在這里感謝平章公司各位工作人員對(duì)安徽教育出版社所付出的辛勤勞動(dòng)，希望平章公司在今后的工作中能為大家?guī)��?lái)更加全面、便捷、高效的數(shù)字化辦公平臺(tái)。

    安徽教育出版社                       
    王輔仁