三、出版ERP系統(tǒng)選型應(yīng)該注意哪些問題呢？
    1、必須由社領(lǐng)導牽頭成立選型小組
    出版單位由于“出書的品種多、生產(chǎn)流程的不確定性、行業(yè)往來的不規(guī)范性”等因素，決定了出版信息化系統(tǒng)比任何一個行業(yè)的信息化系統(tǒng)都復雜，其復雜程度只有居于管理者的崗位才能清楚，所以選型應(yīng)該由社領(lǐng)導親自牽頭參與選型工作，并成立選型小組，而項目選型小組的合理構(gòu)成非常重要，選型小組成員絕對不只是限于企業(yè)的IT部門或者幾個計算機人員。ERP管理軟件不是技術(shù)的問題，而是解決企業(yè)的管理問題。而管理的問題和企業(yè)的高層領(lǐng)導、各部門的中層領(lǐng)導息息相關(guān)，因此，合理的選型小組應(yīng)該是由出版企業(yè)的社領(lǐng)導掛帥，各主要業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導參加，信息中心牽頭，高層領(lǐng)導把握的是該管理軟件的管理思想和自身企業(yè)的匹配程度、該合作伙伴的穩(wěn)定性等;各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導把握的是該軟件和自身部門需求的適應(yīng)度;而IT部門把握的是該軟件的技術(shù)和總體的架構(gòu)合理性，以及未來發(fā)展的可擴展性、前瞻性等。

    2、引進出版ERP系統(tǒng)的目標要明確
    應(yīng)該講，各家出版社都有一定的信息化基礎(chǔ)（比如：財務(wù)和發(fā)行多年來都有軟件在用），這樣再考察選型、引進系統(tǒng)就應(yīng)該目標明確。是換一套好一點，能涵蓋編輯、生產(chǎn)、發(fā)行、財務(wù)四個核心部門的局部信息化系統(tǒng)呢？還是選型、引進一套完整的出版ERP系統(tǒng)，從根本上解決“重復錄入、信息孤島、賬實不符、賬賬不符”的問題呢？兩種目標，對應(yīng)不同的選型思路。如果考慮到目前資金緊張，先引進一套好一點的局部信息化系統(tǒng)，就可以將選型的重點放到考察系統(tǒng)的穩(wěn)定性、部門系統(tǒng)功能的完善與否上來，將“賬實不符、賬賬不符”留待將來解決，這樣也可以少考慮實施的問題，甚至可以不考慮業(yè)務(wù)、財務(wù)歷史舊數(shù)據(jù)的遷移問題。這樣做的好處在于不用投入更多的精力，也無需過多地考慮實施風險，預算投入也可以明確在20到30萬之間。缺點是過兩三年還得更換ERP系統(tǒng)，肯定會造成重復投資，因為不可能永遠使用一套無法解決“賬實不符、賬賬不符”的系統(tǒng)管理出版社。如果想選型引進一套完整的出版ERP系統(tǒng)，從根本上解決“重復錄入、信息孤島、賬實不符、賬賬不符”的問題，將來不再更換系統(tǒng)，就需要拿出更多的時間和精力來考察和了解ERP系統(tǒng)與局部信息化系統(tǒng)的差異，來了解ERP系統(tǒng)作為全社的資源管理系統(tǒng)是如何協(xié)同管理編輯、生產(chǎn)、發(fā)行、財務(wù)、倉儲、社領(lǐng)導幾個部門的信息資源的，流程是如何規(guī)劃的，各部門將來是如何利用系統(tǒng)協(xié)同辦公的。同時，還需要了解ERP系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)框架、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，這是由于沒有一套成熟的ERP系統(tǒng)會完全適合你，二次開發(fā)是必然的。系統(tǒng)能不能按照管理的個性很方便地進行功能擴展和二次開發(fā)直接影響系統(tǒng)上線后的使用效果。再者，人們常說“三分軟件、七分實施”一般指的也是ERP軟件系統(tǒng)實施的重要性。ERP系統(tǒng)由于是按照全局觀念設(shè)計的，其在實施的范圍上涉及各部門，實施的數(shù)據(jù)上涉及“賬實不符、賬賬不符”的消除，所以實施的難度和風險也相應(yīng)要高，選型的重點就需要了解清楚實施的路線圖是什么，實施過程中的風險是什么，如何規(guī)避。最后再考察系統(tǒng)的穩(wěn)定性、部門系統(tǒng)功能的完善與否。
    這樣做的好處在于目標明確、重點清楚，并且能夠從選型開始就規(guī)避風險。缺點是花的精力大，預算投入也得在50萬以上。

    3、對系統(tǒng)功能的考察要選擇合適的方式和分清考察的重點
    一般考察的方式有兩種，一是安排幾個部門的人使用，二是安排供應(yīng)商做展示。前者，弊病很大，因為安排使用的人員一般都只了解自己的需求，而不了解社里管理對系統(tǒng)的整體需求，只了解常用的諸如發(fā)貨、退貨、收款、報選題、開付印單、采購材料等常用功能和常用報表，不了解諸如編務(wù)管理過程中信息字段動態(tài)維護，附屬流程能否越過，材料使用過程中的單價體系，尾料一次使用尾料金額全部帶走，材料供應(yīng)商結(jié)算滯后、用料如何先進成本，對賬差額分情形處理，開票如何與差額、退貨、調(diào)價、調(diào)賬、預收款關(guān)聯(lián)，如何保持業(yè)務(wù)系統(tǒng)與賬務(wù)處理同步，業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)如何和財務(wù)數(shù)據(jù)保持同步，對于退貨要分三種情形處理、系統(tǒng)是如何解決的、賬務(wù)又將如何處理，影響成本不能歸集的障礙是如何解決的，采用預估成本單價結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本、結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)成本，后期的“差額”是如何處理的，月末財務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品是按什么數(shù)量、什么原則結(jié)轉(zhuǎn)的，如果按照銷售數(shù)量月末結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)成品數(shù)量、會不會存在提前結(jié)轉(zhuǎn)和少結(jié)轉(zhuǎn)的情況，產(chǎn)成品數(shù)量等于0時產(chǎn)成品是否能全部帶走，樣書、贈書、盤虧、報損和產(chǎn)成品數(shù)量是什么關(guān)系，發(fā)行系統(tǒng)中社存數(shù)量加發(fā)出數(shù)量是否等于財務(wù)系統(tǒng)的產(chǎn)成品數(shù)量（也就是賬賬是否相符），每印次的尾書是如何處理的、和成本卡片是什么關(guān)系、成本卡片如何調(diào)整等關(guān)鍵應(yīng)用功能。不去了解這些功能，不是試用人員的主觀原因，是因為他們以前使用的系統(tǒng)根本沒有這些功能可供試用時參考。而實際上，正是以前的系統(tǒng)這些應(yīng)用功能沒有，才使得系統(tǒng)應(yīng)用效果不好，使得“賬實、賬賬不能相符”，使得各部門統(tǒng)計出的報表差異很大，也才使得出版社要更換系統(tǒng)。
    了解常見功能是必要的，但不是關(guān)鍵。關(guān)鍵是考察上述對應(yīng)功能，看這些應(yīng)用需求在新系統(tǒng)有沒有對應(yīng)功能設(shè)計，是否方便使用。因為這些功能是直接關(guān)系到“賬實相符、賬賬相符”的核心功能設(shè)計。這些對應(yīng)功能如果事先沒有設(shè)計，將來二次開發(fā)也不可能實現(xiàn)，因為涉及整個系統(tǒng)框架和底層的問題，要修改增加除非推翻了重新設(shè)計系統(tǒng)。沒有這些功能，只有常見功能，系統(tǒng)的使用效果將大打折扣，也將會導致出版社長期使用一套“賬實不符、賬賬不符”的系統(tǒng)進行日常管理，整個信息化管理依舊停留在比較低的層次上。而要想了解清楚這些功能，最好邀請供應(yīng)商來展示，并將上述需求作為重點考察，這樣考察的好處是“看得清楚，聽得明白”，為正確選型提供決策支持。
    出版社從事業(yè)單位轉(zhuǎn)型到企業(yè)以后，加強內(nèi)部管理，提升企業(yè)核心競爭力，引進新的出版信息化系統(tǒng)是必經(jīng)之路，但愿此文能有助于出版社選型引進出版信息化管理系統(tǒng)，避免不必要的損失和節(jié)約選型成本。

    4、價格考慮
    當然，價格也是至關(guān)重要的因素。任何企業(yè)都會有自己的預算范圍。編著合理的預算非常重要，常言道“一分價錢一分貨”，過度的追求價格低廉，可能會以喪失服務(wù)質(zhì)量、甚至失敗為代價。因為ERP實施的很多隱形成本您是看不到的，比如軟件后期的二次開發(fā)投入、供應(yīng)商的新產(chǎn)品研發(fā)投入，為了保證永續(xù)的售后服務(wù)的投入；產(chǎn)品不成熟導致二次開發(fā)過多拖延實施周期、實施周期拖長給企業(yè)帶來的負擔和失敗的風險，企業(yè)人員的信心和興奮度的降低、供應(yīng)商經(jīng)驗不足導致實施的不夠深入、解決的管理問題不足、項目控制力度和推動力的薄弱等等。